A kiírást érthetőre, aztán a pályázatot vissza, értékelhetőre

A pályázat kiírója arra törekszik, hogy minél szakszerűbben és egyértelműbben megfogalmazza a feltételeket, az elbírálás módját és az értékelés szempontjait.
A pályázati nyelv egy különös egyvelege a jogi, a közgazdasági és a tudományos nyelvezetnek, szakszavaknak. Szóval nem szépirodalmi olvasmány, bizonyos részeknek többször nekifut az is, aki már megszokta a fogalmazásmódot és a mögötte megbújó észjárást. Azt se felejtsük el, hogy egy közepes nehézségű pályázat felhívása, útmutatója, mellékletei és magyarázatai együtt kb. 100-200 oldalt tesznek ki.

A pályázat ezen dokumentációi természetesen nem titkosak a pályázó számára,
ám az én tapasztalatom az, hogy az ügyfelek jobban örülnek egy zsargonmentes, tényszerű összefoglalásnak (lefordításnak), mely maximum pár oldalas. Ebből következik, hogy a pályázati tanácsadónak az útmutatóban leírt elvekkel, szempontokkal, kitételekkel tisztában kell lennie addigra, amikor ügyfelét felkeresi. Nyilván nem tudja kívülről az egészet, de alapelvekben nem tévedhet, mert akkor félrevezeti a pályázót. Mire beadásra kerül a pályázat, az útmutató tele lesz aláhúzogatásokkal, kiegészül több hivatalos állásfoglalással és a konzultációk feljegyzéseivel.

Az egyik legnehezebb feladat aztán visszafordítani a projektelképzelést pályázati nyelvre - elvégre az értékelők azt értik, és miközben olvassák a pályázatot, nem fog
ott ülni mellettük sem a pályázó, sem a pályázatíró, hogy pontosítsa, mit is értettek
az egyes megfogalmazásokon. Több ügyfelem tette már fel a kérdést, amikor beadás előtt még egyszer átolvasta a pályázatot: "Tényleg az van ebben leírva, amit megbeszéltünk?" Csak akkor nyugszanak meg teljesen, amikor kiderül: nyert
a pályázatuk.

A projekt tényleges költségeit pályázati költségvetési tételekre

Az ügyfél, azaz Ön értelemszerűen a projektben gondolkodik, életszerű költségnemekbe sorolja a majdani kiadásokat, próbál minden költséggel kalkulálni.
Csakhogy: a pályázat egyrészt bizonyos felmerülő költségtételekről nem vesz tudomást, hiába lenne rá szükség a projekthez (pl. munkabért, vagy egy lízingelt eszköz megvételét, ingatlanberuházást nem enged finanszírozni pályázati pénzből). Másrészt a cégek költségkimutatási módszereitől merőben eltérő táblázatba sorolást vár el. A leggyakoribb kérdés, amit a költségvetés összeállításakor az ügyféltől hallok (egyre kétségbeesettebb hangon): "Az meg micsoda?"

A pályázat írója pedig úgy gyúrja a számokat, hogy azok az értékelési szempontoknak, a költségvetési elvárásoknak és a táblázati rovatoknak egyaránt megfeleljenek. Az ide-oda alakítgatás során külön ügyel arra, hogy hova kerülnek a hangsúlyok, hogy jól használja a pályázati terminológiát, hogy minden táblázat az útmutatóval összhangban legyen. Ez az egyik legfontosabb része a munkánknak, hisz ha a költségvetés nem megfelelő, a pályázat azonnal elutasításra kerül.

Jöjjön erre egy elriasztó példa! A pályázat útmutatója előírja, hogy a támogatás felhasználásával Ön bizonyos kötelezettségvállalás teljesítését is vállalja, amely
a következőképpen számítandó:

, ahol a1, a2....

Ha ezt így odaadnám Önnek, hogy legyen kedves eldönteni, az Ön vállalása nagyobb vagy egyenlő lesz-e 0,05-nél, nem biztos, hogy lelkesedne. Nyugodjon meg, én elkérem a képlethez szükséges adatokat, kiszámolom, és szólok, hogy teljesül-e
a feltétel, vagy sem.

Lásd: Miért a költségvetés a pályázat legnehezebb része?